Non-standard information documents. Tax preparers should never modify nor advise a taxpayer to modify any information on the Forms W-2, W-2G or 1099-R, or any other document.- If a taxpayer files Forms W-2, W-2G or 1099-R in which the number of Social Security, the taxpayer’s name or address has been changed, ask the taxpayer to make
sure the declared TIN, name and address on Form 1040 are all correct. Document how this determination was made, and later:
- Enter the non-standard form code when filing the return electronics. Informs the taxpayer that later the IRS will send them a notice indicating that the information that appears in the return does not match the information that previously received from an employer or other sources. The IRS notice will request additional or updated information.
- For any other modification, the taxpayer must request a Form W-2 corrected by the employer. If the employer does not comply with the request, the tax preparer
will need to prepare a substitute Form W-2 using the information from the most recent records trustworthy taxpayer.
______________________________________________________________________________________________________ Documentos informativos no estándar. Los preparadores de taxes nunca deben modificar ni aconsejarle a un contribuyente que modifique cualquier información de los Formularios W-2, W-2G o 1099-R, ni de ningún otro
documento.
• Si un contribuyente presenta Formularios W-2, W-2G o 1099-R en los cuales el número de Seguro Social, el nombre o la dirección del contribuyente han sido modificados, interroga al contribuyente para asegurarte de que el número TIN, el nombre y la dirección declarados en el
Formulario 1040 sean todos correctos. Documenta cómo se tomó esta determinación, y luego:
• Ingresa el código de formulario no estándar en la presentación de la declaración electrónica.
Consulta la Ilustración 19.3 a continuación.
• Informa al contribuyente que más adelante el IRS le enviará un aviso en el cual se indicará que la información que aparece en la declaración no coincide con la información que ha recibido
anteriormente de un empleador o de otras fuentes. En el aviso del IRS se solicitará información adicional o actualizada.
• Para cualquier otra modificación, el contribuyente debe solicitar un Formulario W-2 corregido al empleador.
Si el empleador no cumple con la solicitud, el preparador de taxes deberá preparar un
Formulario W-2 sustituto usando la información de los registros más confiables del contribuyente.
